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Lessons Learned
für eine erfolgreiche Umsetzung

Während des Forschungsvorhabens „Nutzung der BayernCloud Tourismus in den südbayerischen Modellregionen des Digitalen Dorfs Bayern“ wurden in Kooperation mit den Modellregionen wertvolle Erfahrungen und Erkenntnisse gesammelt. Die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Stakeholdern im Projekt ermöglichte umfassende Einblicke auf allen Ebenen des Tourismus, die in die Lessons Learned einfließen. Im Folgenden werden die wichtigsten Punkte und Erfahrungswerte genannt und erläutert, sowie Empfehlungen für den Aufbau eines vollständigen, strukturierten und offenen Datenbestands und einer den Anforderungen der BayernCloud Tourismus entsprechenden Dateninfrastruktur aufgezeigt.

Um ein erfolgreiches Datenmanagement zu gewährleisten, ist es wichtig, von Beginn an klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Dabei müssen spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten für die Erfassung, Verarbeitung und Weitergabe von Daten zugewiesen werden, um Dubletten und Doppelarbeit zu vermeiden. Nur wenn die Zusammenarbeit transparent gestaltet wird, kann ein umfassender Datenaustausch gelingen.

Folgende Erkenntnisse sollten berücksichtigt werden:

  • Klare Verteilung der Verantwortlichkeiten und Aufgaben von der übergeordneten Tourismusorganisation bis hin zu den Leistungsträger:innen an der Basis.
  • Transparenz in Bezug auf Datenflüsse und Systemlandschaft, um die Rolle und Funktion der Beteiligten im Gesamtkontext zu verstehen.
  • Entwicklung einer Strategie für die erfolgreiche Datenbefüllung der BayernCloud Tourismus innerhalb der übergeordneten Tourismusorganisation in Zusammenarbeit mit den Destinationen.

Erfolg durch klare Rollen: Gemeinsam Verantwortung übernehmen

Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen folgende Rollen und Verantwortlichkeiten definiert werden:

  • Tourismusorganisation (Zusammenschluss von verschiedenen touristischen Einrichtungen wie Touristinfos einer bestimmten Region):
    Ernennung eines Verantwortlichen „Kümmerers“ für die Datenpflege, der die Initialbefüllung mit Stammdaten für die lokalen Akteur:innen koordiniert, Unterstützung bietet und die gesamte Datenqualität überwacht.
  • Touristinformation / Kommune:
    Etablierung einer festen Ansprechsperson für die örtlichen Leistungsträger:innen sowie Pflege und Überwachung der Korrektheit und Aktualität der Daten im regionalen Zuständigkeitsbereich.
  • Touristische/r Akteur:in / Leistungsträger:in:
    Eigenständige Dateneingabe und -pflege der eigenen touristisch relevanten Informationen in ein Destinationmanagementsystem via Webclient (Online-Zugang).

 

Die Integration und Beteiligung touristischer Dienstleister:innen und Akteur:innen ist auf allen Ebenen unerlässlich, um Impulse und Entwicklungen für die BayernCloud Tourismus zu initiieren und deren Akzeptanz zu erhöhen. Interaktive Formate wie Workshops, Vorträge oder Arbeitskreise können dazu genutzt werden, um das Bewusstsein für die Vorteile der BayernCloud Tourismus hinsichtlich Datenbereitstellung und -nutzung zu schärfen. Dazu gehören die Steigerung der Reichweite und Sichtbarkeit der eigenen Daten, die Reduzierung des Pflegeaufwands sowie die fachliche Vernetzung. Dabei ist zu beachten, dass jede Region unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich des Digitalisierungsstands der Daten hat. Daher müssen die erforderlichen Arbeitskreise, Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der jeweiligen Destinationen und Akteur:innen abgestimmt werden.

Daten aus erster Hand: Qualität durch Verantwortung und Zusammenarbeit

Um eine effiziente Datenaufbereitung und -pflege zu gewährleisten, ist ein nutzerfreundlicher Do-It-Yourself-Ansatz erforderlich. Die Akteur:innen sollen in diesen Prozess eingebunden und zur eigenverantwortlichen Datenpflege motiviert werden. Ein leicht zugängliches Destinationmanagementsystem (DMS) über einen Webclient mit intuitiver Bedienung ist dabei von Vorteil.

Bestehende Bedenken und Ängste hinsichtlich der Lizenzierung von Daten oder möglicher Missbrauchsgefahren der freigegebenen Daten müssen wahrgenommen und diskutiert werden. Schulungen können dazu beitragen, Unsicherheiten in Bezug auf Urheberrechtsfragen auszuräumen.

„Tue Gutes und rede darüber:“ Um die Bekanntheit der BayernCloud Tourismus zu steigern und ein breites Interesse zu generieren, ist es entscheidend, dass die Themen Open Data, Datenmanagement und die BayernCloud Tourismus als Datendrehscheibe selbst in der Öffentlichkeit präsent und transparent sind.

Interesse wecken und Vertrauen schaffen

Es ist wichtig, alle touristischen Akteur:innen für das Thema zu sensibilisieren und wichtige Informationen, Meilensteine und Erfolge auszutauschen und zu diskutieren. Durch zahlreiche Pressemitteilungen, Veranstaltungen und Austauschtreffen konnte bereits das Interesse anderer touristischer Destinationen für das Projekt geweckt werden. Diese haben Bedarf an Informationsveranstaltungen, Schulungen und Coachings geäußert. Die Erstellung des Leitfadens trägt dazu bei, das Thema Open Data und BayernCloud Tourismus transparent zu machen und ein breites Verständnis für die Notwendigkeit dieses Transformationsprozesses in der Öffentlichkeit zu erreichen.

Stakeholder im Tourismussektor haben unterschiedliche Kenntnisse und Ansichten zum Thema Datenmanagement und Bereitstellung von strukturierten, offenen Daten. Während einige Tourismusorganisationen bereits Datenmanager:innen im Team haben und die Bedeutung von Datenpflege verstehen, muss bei anderen noch Überzeugungsarbeit geleistet werden. Schulungen und Qualifizierungs-maßnahmen, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Region zugeschnitten sind, sind notwendig, um das Bewusstsein für Open Data, Systemlandschaft, Datenpflege und Datenmanagement zu schärfen. Dabei ist es wichtig, niederschwellig vorzugehen und eine bedarfsorientierte Umsetzung zu ermöglichen.

Wissen multiplizieren, Potenziale für einen datenbasierten Tourismus erschließen

Die Vermittlung von Wissen und Know-how muss auf allen Ebenen im Tourismus stattfinden, daher wurde das “Train the trainer”-Prinzip in den Modellregionen angewendet. Erfahrene Mitarbeiter:innen in Tourismusorganisationen wurden zum Thema Datenmanagement und Open Data geschult und sind nun befähigt, Schulungen durchzuführen und ihr Wissen an touristische Dienstleister:innen weiterzugeben. Ziel ist es, Wissen und Fähigkeiten zu multiplizieren, um eine größere Anzahl von Akteur:innen zu sensibilisieren.

Wissen teilen, Mitarbeiter:innen durch den Aufbau einer Lernplattform qualifizieren

In Zukunft ist eine zentrale Wissensplattform notwendig, um einheitliche und niederschwellige Informationen und Wissen rund um die BayernCloud Tourismus zu teilen und zur Verfügung zu stellen. Flyer, Checklisten, Leitfäden, Anleitungen oder Webinare können hier hilfreich sein. Online können Interessierte schnell und einfach auf relevante Informationen und Anforderungen zugreifen und sicherstellen, dass diese aktuell sind. Eine Wissensplattform kann auch Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen unterstützen und somit die Qualifizierung der Mitarbeiter:innen in den Tourismusorganisationen fördern.

Die Zusammenarbeit mit den Modellregionen hat gezeigt, dass es bei den Tourismusorganisationen, Destinationen und Akteur:innen Hemmnisse gibt, offene Daten an die BayernCloud Tourismus bereitzustellen. Um diese zu erkennen und zu beseitigen, sind umfassende Aufklärungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen erforderlich. Die Themen Datensystemlandschaft, Datenmanagement und Open Data sind komplex und neu. Die Stakeholder benötigen eine fundierte Hilfestellung und Anlaufstelle, um eine flächendeckende Bereitstellung von offenen Data an die BayernCloud Tourismus zu ermöglichen.

Starthilfe für einen nachhaltigen Erfolg im Datenmanagement

Tourismusorganisationen haben aufgrund fehlender personeller Ressourcen, mangelnder Kenntnisse sowie fehlender technischer, rechtlicher und organisatorischer Voraussetzungen Schwierigkeiten bei der Bereitstellung offener und strukturierter Daten. Der Technologie Campus Grafenau unterstützte die Modellregionen bei der Erfassung und Analyse der Daten- und Systemlandschaften sowie der Datenqualität und leitete daraus individuelle Handlungsempfehlungen ab. Durch Gespräche, Schulungen und Veranstaltungen wurden die individuellen Gegebenheiten berücksichtigt und Maßnahmen entwickelt, um die Voraussetzungen für die Datenbereitstellung zu schaffen.

Externe Impulse,
interne Veränderung: Gemeinsam zum Ziel

Für Tourismusorganisationen mit wenig Erfahrung im Bereich Datenmanagement empfiehlt sich, externe Unterstützung in Anspruch zu nehmen, um den Prozess zu begleiten.

Der Bereich Digitalisierung der Bayern Marketing GmbH spielt eine wichtige Rolle bei der Schaffung eines einheitlichen Vorgehens im Digitalisierungsprozess. Der Bereich Digitalisierung der Bayern Marketing GmbH betreibt und entwickelt die BayernCloud Tourismus stetig weiter, um neuen Anforderungen und Gegebenheiten gerecht zu werden. Sie koordiniert die verschiedenen Ausspielungskanäle sowie die Zusammenarbeit mit weiteren Datenplattformen wie dem Knowledge Graph der Deutschen Zentrale für Tourismus.

Eine gemeinsame Vision gibt Orientierung für Bayern

Durch die Digitalisierungsstrategie und die Bereitstellung von Informationsmaterialien, Online-Kursen sowie Netzwerk-Formaten können alle Beteiligten effizienter arbeiten und zum nachhaltigen Erfolg der BayernCloud Tourismus beitragen. Einheitliche Richtlinien und Standards vermeiden unterschiedliche Vorgehensweisen und schaffen einen einheitlichen Wissensstand samt Datenpflege. Die BayTM bietet diesbezüglich bereits eine eLearning-Plattform mit Fachbeiträgen sowie das regelmäßige Format „Netzwerk Digitale Destinationsentwicklung“ an.

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