Lessons Learned für eine erfolgreiche Umsetzung
Während des Forschungsvorhabens „Nutzung der BayernCloud Tourismus in den südbayerischen Modellregionen des Digitalen Dorfs Bayern“ wurden in Kooperation mit den Modellregionen wertvolle Erfahrungen und Erkenntnisse gesammelt. Die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Stakeholdern im Projekt ermöglichte umfassende Einblicke auf allen Ebenen des Tourismus, die in die Lessons Learned einfließen. Im Folgenden werden die wichtigsten Punkte und Erfahrungswerte genannt und erläutert, sowie Empfehlungen für den Aufbau eines vollständigen, strukturierten und offenen Datenbestands und einer den Anforderungen der BCT entsprechenden Dateninfrastruktur aufgezeigt.
Um ein erfolgreiches Datenmanagement zu gewährleisten, ist es wichtig, von Beginn an klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren. Dabei müssen spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten für die Erfassung, Verarbeitung und Weitergabe von Daten zugewiesen werden, um Dubletten und Doppelarbeit zu vermeiden. Nur wenn die Zusammenarbeit transparent gestaltet wird, kann ein umfassender Datenaustausch gelingen.
Folgende Erkenntnisse sollten berücksichtigt werden:
- Klare Verteilung der Verantwortlichkeiten und Aufgaben von Tourismusverbänden bis hin zu Leistungsträger:innen an der Basis
- Transparenz in Bezug auf Datenflüsse und Systemlandschaft, um die Rolle und Funktion der Beteiligten im Gesamtkontext zu verstehen
- Entwicklung einer Strategie für die erfolgreiche Datenbefüllung der BayernCloud Tourismus innerhalb des Tourismusverbands in Zusammenarbeit mit den Destinationen
Erfolg durch klare Rollen: Gemeinsam Verantwortung übernehmen
Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen folgende Rollen und Verantwortlichkeiten definiert werden:
- Tourismusverband:
Akzeptanz und Annahme des digitalen Leaderships durch die Führungsfunktion der Tourismusverbände, z.B. Ausbau der eigenen fachlichen Kompetenz; bedarfsgerechte Einbindung aller Stakeholder; fachliche Förderung und Motivation Mitarbeiter:innen; Überprüfung der Leistungen und Feedback - Tourismusorganisation (Zusammenschluss von Tourismuskommunen):
Ernennung eines Verantwortlichen „Kümmerers“ für die Datenpflege, der die Initialbefüllung mit Stammdaten für die lokalen Akteure koordiniert, Unterstützung bietet und die gesamte Datenqualität überwacht - Touristinformationen / Kommunen:
Etablierung eines festen Ansprechpartners für die örtlichen Leistungsträger:innen sowie Pflege und Überwachung der Korrektheit und Aktualität der Daten im regionalen Zuständigkeitsbereich - Touristischer Akteur / Leistungsträger:in:
Eigenständige Dateneingabe und -pflege der eigenen touristisch relevanten Informationen in ein Destination-Management-System via Webclient (Online-Zugang).
Die Integration und Beteiligung touristischer Dienstleister und Akteure ist auf allen Ebenen unerlässlich, um Impulse und Entwicklungen für die BayernCloud Tourismus zu initiieren und deren Akzeptanz zu erhöhen. Interaktive Formate wie Workshops, Vorträge oder Arbeitskreise können dazu genutzt werden, um das Bewusstsein für die Vorteile der BayernCloud Tourismus hinsichtlich Datenbereitstellung und -nutzung zu schärfen. Dies umfasst die Steigerung der Reichweite und Sichtbarkeit der eigenen Daten, die Reduzierung des Pflegeaufwands sowie die fachliche Vernetzung. Es ist jedoch zu beachten, dass jede Region unterschiedliche Anforderungen hinsichtlich des Digitalisierungsstands der Daten hat. Daher müssen die erforderlichen Arbeitskreise, Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der jeweiligen Destinationen und Akteure angepasst werden.
Daten aus erster Hand: Qualität durch Verantwortung und Zusammenarbeit
Um eine effiziente Datenaufbereitung und -pflege zu gewährleisten, ist ein nutzerfreundlicher Ansatz auf Do-It-Yourself-Basis erforderlich. Die Akteure sollten in diesem Prozess miteinbezogen und motiviert werden, ihre Daten eigenverantwortlich zu pflegen. Ein einfach zugängliches Destination-Management-System (DMS) via Webclient mit intuitiver Bedienbarkeit ist dabei von Vorteil.
Vorhandene Bedenken und Ängste hinsichtlich der Lizenzierung von Daten oder möglicher Missbrauchsgefahr der freigegebenen Daten müssen wahrgenommen und diskutiert werden. Schulungen können dazu beitragen, Unsicherheiten im Zusammenhang mit Urheberrechtsfragen zu beseitigen.
Im Zuge des digitalen Wandels im bayerischen Tourismus ist eine enge Zusammenarbeit, flache Hierarchien und kurze Kommunikationswege auf allen touristischen Ebenen erforderlich. Dabei spielen die Tourismusverbände in Bayern eine zentrale Rolle, um ein einheitliches Vorgehen bei der Bereitstellung hochwertiger offener Daten an die BayernCloud Tourismus zu erreichen.
Tourismusverband als Wegbereiter für eine vernetzte Destination
Die Aufgaben der Tourismusverbände sind vielfältig: Zum einen müssen sie als übergeordnete Ansprechpartner die Homogenisierung der Systemlandschaft in der Region forcieren. Des weiteren sollten sie bisherige Insellösungen bei der Systemlandschaft der Destinationen in eine homogene Richtung lenken, Tourismusorganisationen und Kommunen im lokalen Datenmanagement stärken sowie veraltete Marketing- und Vertriebsdenkweisen aufbrechen. Hierbei ist es wichtig, dass regelmäßig Austauschtreffen zur gemeinsamen Strategiefindung mit den zugehörigen Destinationen stattfinden, und gemeinsame Richtlinien und Vorgehen vereinbart werden.
Die Tourismusverbände haben ebenso wie die BayTM eine Vorreiterrolle beim Aufbau des offenen Data Hubs für den bayerischen Tourismus inne. Sie haben eine Multiplikator-Funktion, sollen fachliches Knowhow bündeln und Vorgehensweisen zum Thema Datenmanagement auf ihre Destinationen übertragen.
„Tue Gutes und rede darüber:“ Um die Bekanntheit der BayernCloud Tourismus zu steigern und ein breitflächiges Interesse zu generieren, ist es entscheidend, dass die Thematik von Open Data, Datenmanagement und der BayernCloud Tourismus selbst in der Öffentlichkeit präsent und transparent ist.
Vertrauen und Neugierde schaffen
Es ist wichtig, alle Akteure, die mit dem Tourismus verbunden sind, auf das Thema aufmerksam zu machen und wichtige Informationen, Meilensteine und Erfolge zu teilen und zu diskutieren. Durch zahlreiche Pressemitteilungen, Veranstaltungen und Austauschtreffen konnte bereits das Interesse anderer touristischer Destinationen an dem Projekt geweckt werden. Diese haben Bedarf an Informationsveranstaltungen, Schulungen und Coachings geäußert. Die Erstellung des Leitfades trägt dazu bei, das Thema Open Data und BayernCloud Tourismus transparent zu gestalten und ein breites Verständnis für die Notwendigkeit dieses Transformationsprozesses in der Öffentlichkeit zu erzielen.
Stakeholder im Tourismussektor haben unterschiedliche Kenntnisse und Ansichten zum Thema Datenmanagement und Bereitstellung von strukturierten, offenen Daten. Während einige Destinationen bereits Datenmanager:innen im Team haben und die Bedeutung von Datenpflege verstehen, benötigen andere noch Überzeugungsarbeit. Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen, die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Region zugeschnitten sind, sind notwendig, um das Bewusstsein für Open Data, Systemlandschaft, Datenpflege und Datenmanagement zu schärfen. Es ist wichtig, einen niederschwelligen Ansatz zu wählen und eine bedarfsgerechte Umsetzung zu ermöglichen.
Wissen multiplizieren, Potenziale entfalten für einen datenbasierten Tourismus
Die Vermittlung von Wissen und Know-how muss auf allen Ebenen im Tourismus stattfinden, weshalb das „Train the trainer“-Prinzip in den Modellregionen angewendet wurde. Erfahrene Mitarbeiter:innen in Tourismusorganisationen wurden zum Thema Datenmanagement und Open Data geschult und sind nun befähigt, Schulungen durchzuführen und ihr Wissen an touristische Dienstleister:innen weiterzugeben. Ziel ist es, Wissen und Fähigkeiten zu multiplizieren, um eine größere Anzahl von Akteuren zu sensibilisieren.
Wissen teilen, Mitarbeitende qualifizieren durch Schaffung einer Lernplattform
In Zukunft ist eine zentrale Wissensplattform notwendig, um einheitliche und niederschwellige Informationen und Wissen rund um die BayernCloud Tourismus zu teilen und zur Verfügung zu stellen. Flyer, Checklisten, Leitfäden, Anleitungen oder Videos können hierbei hilfreich sein. Durch die zentrale Speicherung können Interessierte schnell und einfach auf relevante Informationen und Anforderungen zugreifen und sicherstellen, dass diese auf dem neuesten Stand sind. Eine Wissensplattform kann auch Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen unterstützen und somit die Qualifizierung der Mitarbeiter:innen in den Tourismusorganisationen und -verbänden fördern.
Die Zusammenarbeit mit den Modellregionen hat gezeigt, dass touristische Organisationen, Destinationen und Akteure bei der Bereitstellung offener Daten an die BayernCloud Tourismus Hemmnisse haben. Um diese zu beseitigen, sind umfassende Aufklärungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen erforderlich. Die Themen Datensystemlandschaft, Datenmanagement und Open Data sind komplex und neu. Die Stakeholder benötigen eine fundierte Hilfestellung und Anlaufstelle, um eine flächendeckende Bereitstellung von offenen Data an die BayernCloud Tourismus zu ermöglichen.
Starthilfe für einen nachhaltigen Erfolg im Datenmanagement
Die touristischen Destinationen haben Schwierigkeiten bei der Bereitstellung offener und strukturierter Daten aufgrund fehlender personeller Ressourcen, Kenntnisse sowie fehlender technischer, rechtlicher und organisatorischer Voraussetzungen. Der TCG unterstützte die Modellregionen bei der Erfassung und Analyse der Daten- und Systemlandschaften sowie Datenqualität und leitete individuelle Handlungsempfehlungen ab. Durch Gespräche, Schulungen und Veranstaltungen wurden individuelle Gegebenheiten berücksichtigt und Maßnahmen entwickelt, um Voraussetzungen für die Datenbereitstellung zu schaffen.
Externe Impulse, interne Veränderung: Gemeinsam zum Ziel
Für Destinationen mit wenig Erfahrung im Bereich Datenmanagement empfiehlt sich die Inanspruchnahme von externer Unterstützung, um den Prozess zu begleiten. Nach Projektende muss eine Anlaufstelle für alle Tourismusorganisationen und -verbänden geschaffen werden, die Destinationen individuell berät und unterstützt – Hilfe zur Selbsthilfe ist das Stichwort für einen langfristigen und nachhaltigen Erfolg der BayernCloud Tourismus.
Die Kompetenzstelle für Digitalisierung der BayTM (KSD) hat eine Schlüsselrolle in der Entwicklung der Datenplattform BayernCloud Tourismus und der Implementierung einer bayernweiten Open Data Strategie. Die BayTM koordiniert die technische Anbindung verschiedener Systeme und Ausspielungskanäle sowie die Zusammenarbeit mit anderen Datenplattformen wie dem Knowledge Graph Germany.
Es braucht einen strategischen Kompass für Bayern
Als zentraler Wissensvermittler kann die KSD technische, organisatorische und rechtliche Voraussetzungen für die Nutzung und Bereitstellung von Daten an die BCT an alle Stakeholder vermitteln. Dabei unterstützt die KSD durch die zentrale Bereitstellung von Informationsmaterialien, Musterverträgen (CC-Lizenzen, Fotografen), rechtlichen Vereinbarungen und Online-Kursen die regionalen Verbände und Organisationen bei der effizienten Gestaltung ihrer Datenmanagement-Prozesse. Die Schaffung einheitlicher Richtlinien und Standards durch die KSD vermeidet unterschiedliche Vorgehensweisen und fördert ein standardisiertes Datenmanagement in Bayern.