Interkommunale Beschaffung

Nachhaltigkeit als Treiber für die kommunale Beschaffung

Steigender Aufwand für den öffentlichen Einkauf durch verändertes Vergaberecht, eine dynamische Marktentwicklung sowie der Nachhaltigkeitsgedanke haben in der ILE Zukunftsregion Rupertiwinkel zu dem Entschluss geführt, die Beschaffung künftig gemeinschaftlich zu gestalten, indem die teilnehmenden Kommunen ihre Bedarfe zusammenlegen und als größere Einheit auftreten.

Ziel: Interkommunale Bündelung einer öko-sozialen Beschaffung

Bislang organisierte jede Kommune die Beschaffung von Artikeln wie Kopierpapier, Büromaterialien, Hygieneartikeln oder Streusalz selbst. Nun sollen solche Bestellungen gemeinschaftlich erfolgen. Um den kommunalen Beschaffungsprozess in den ILE-Kommunen zukunftsfähig zu gestalten, wurde die interkommunale Beschaffungsplattform „Shop Rupertiwinkel“ entwickelt und implementiert.

Umsetzung und Entwicklung

Anforderungsmanagement in den ILE-Kommunen
- Erfassung des bisherigen Beschaffungsprozesses in den Kommunen
- Bestandsaufnahme zu den Produkt-Bedarfen der einzelnen Kommunen
- Definition relevanter Einkaufskriterien
Auswahl der ersten Produktgruppe, zur Aufnahme in den Shop à Produktgruppe „Kopierpapier“
Abfrage bei den ILE-Kommunen und kommunalen Einrichtungen (u. a. Grundschulen) zu deren Papier-Bedarfen
Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung zur Produktgruppe „Kopierpapier“
Prüfung der eingegangen Angebote gemäß der in der Ausschreibung festgelegten Vergabekriterien und Auswahl des passenden Anbieters

Durchführung umfassender Tests und Admin-Schulung für die Projektkoordinatorin der ILE
Einführung der Beschaffungsverantwortlichen in Aufbau, Funktionalität und Handhabung des „Shop Rupertiwinkel“ sowie Go-Live
Technische Umsetzung der Bestellplattform:
- Fundierte Marktrecherche zu gängigen digitalen Shopsystem-Lösungen sowie Auswahl eines geeigneten Shopsystems
- Umfassende Überprüfung und Einrichtung der Systemanforderungen
- Installation der Shopsystem-Software sowie Grundkonfiguration des Shopsystems
- Beschaffung und Konfiguration bedarfsgerechter Plugins zur Steigerung der Nutzerfreundlichkeit des Shops
- Entwicklung eines passenden Designs für die interkommunale Beschaffungsplattform

Logo der interkommunalen Bestellplattform “Shop Rupertiwinkel”; Abb.: Technologie Campus Grafenau

Ergebnis

Interkommunale Bündelung der Beschaffung durch Implementierung des Shop Rupertiwinkels
Integration der ersten Produktgruppe „Kopierpapier“ -> Einigung auf zwei verschiedene Papiersorten, die die im Rahmen des Projektes definierten ökologischen und sozialen Mindestkriterien erfüllen sowie den Bedarfen aller Beteiligten entsprechen
Interkommunale Beschaffung erleichtert den Kommunen die Implementierung nachhaltiger Beschaffungsrichtlinien und -kriterien
Gemeinsame Ermittlung von Bedarfen an umweltfreundlichen und nachhaltigen Produkten und Erstellung entsprechender Ausschreibungen

Bilder: TCG

Empfehlung

Durch interkommunale Bündelung der Beschaffung entstehen für Kommunen u.a. folgende Mehrwerte:

Effizienzsteigerung: Reduktion manueller und zeitaufwändiger Aufgaben durch automatisierte Prozesse, standardisierte Workflows und einheitliche Beschaffungsrichtlinien à Entlastung der kommunalen Beschaffungsverantwortlichen

Qualitätssteigerung: Festlegung gemeinsamer Standards und Qualitätsanforderungen (z.B. Nachhaltigkeitskriterien

Kosteneinsparungen: Kommunen profitieren von Skalen-Effekten und reduzierten Kosten.

Wissensaustausch: Entwicklung innovativer Ansätze durch den Austausch bewährter Verfahren, Erfahrungen und Informationen zwischen den beteiligten Kommunen

Förderung der regionalen Wirtschaft durch Bezug von Produkten lokaler Anbieter

Damit interkommunale Beschaffung für alle Beteiligten gewinnbringend funktioniert, gilt es einige wichtige Punkte zu beachten:

Change-Management: Eine neue Beschaffungsstrategie bedeutet Veränderung in bestehenden Prozessen und Arbeitsweisen und erfordert ein Umdenken im Arbeitsalltag. Um Akzeptanz zu schaffen und Nutzung sicherzustellen, gilt es die Verantwortlichen in den Kommunen behutsam für das Thema zu sensibilisieren.

Koordination der Zusammenarbeit: Enge Abstimmung und ein klarer Informations- und Kommunikationsfluss zwischen den Beschaffungsverantwortlichen der einzelnen Kommunen ist zwingend erforderlich. Hier gilt es effektive Mechanismen zur Zusammenarbeit zu schaffen und klare Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren.

Heterogene kommunale Bedürfnisse und Anforderungen an bestimmte Produktgruppen und Produkte.

Rechtliche und regulatorische Hürden wie z. B. unterschiedliche Vergabeverfahren, Zuständigkeiten und Haushaltsvorschriften in den beteiligten Kommunen könnten die interkommunale Beschaffung erschweren. Hier bietet es sich an, bedarfsweise externe Beratung zu vergaberechtlichen Bestimmungen hinzuzuziehen.