Ergebnisse und Handlungsempfehlungen aus den Modellregionen
Die Modellregionen nahmen eine wichtige Rolle bei der Konzeptionierung der BayernCloud Tourismus und bei der Erprobung von zukunftsfähigen Herangehensweisen für die Digitalisierung touristischer Daten für ganz Bayern ein. Im Laufe des Projekts konnten in den Modellregionen Meilensteine erreicht, individuelle Ergebnisse erzielt und allgemeingültige Handlungsempfehlungen abgeleitet werden.
Zu Beginn zeichnete sich eine unterschiedliche Ausgangssituation hinsichtlich des Digitalisierungsgrades in den Modellregionen ab:
Qualität, Veränderung, Fortschritt: Modellregionen bestreiten den Weg
Im Zuge des Schritt-für-Schritt Vorgehens wurden verschiedene Maßnahmen in den Modellregionen entwickelt, um hochwertige und offene Daten an die BayernCloud Tourismus bereitstellen zu können. Das Ergebnis in den Modellregionen:
- Es stehen offene, standardisierte sowie qualitativ hochwertige touristische Daten in den verschiedenen Kategorien für die Cloud zur Verfügung.
- Die Datenpflegeprozesse wurden verschlankt und automatisiert, Zuständigkeiten geklärt und die Systemlandschaft in den Modellregionen homogenisiert und optimiert.
- Die Datenqualität wurde hinsichtlich definierter Kriterien wie beispielsweise Korrektheit, Vollständigkeit und Gesamtbestand verbessert.
- Der Bilderbestand relevanter POIs und Gastronomiebetriebe in den Modellregionen wurde in Zusammenarbeit mit regionalen Fotografen erweitert und mit offenen Lizenzen ausgestattet.
- Sowohl die Mitarbeiter:innen der Tourismusorganisationen als auch die Leitstungsträger:innen der Modellregionen konnten in Bezug auf die Themen BayernCloud Tourismus, Open Data und Datenmanagement sensibilisiert, geschult und motiviert werden.
- Es wurden technische Schnittstellen zwischen den vorhandenen Systemen und der BayernCloud Tourismus für den automatisierten Austausch von Daten geschaffen.
- Für eine nachhaltige Bereitstellung der Daten an die BayernCloud Tourismus wurden Ansprechpartner:innen in den Modellregionen ernannt und befähigt, sowie diverse Anleitungen für die Datenpflege und Lizenzierung von Daten sowie Informationsmaterialien für die Aufklärung zum Thema BayernCloud Tourismus erstellt.
Nachfolgend werden die Ausgangssituationen sowie die umgesetzten Handlungsempfehlungen in den Modellregionen näher erläutert.
Ausgangssituation
Handlungsempfehlungen
Tourismusorganisationen fehlt es an Fachwissen und Sensibilität bzgl. des Themas Datenmanagement und Open Data.
- Aufklärung zum Thema Datenmanagement und Open Data
- Fachwissen zum Thema aufbauen und Weiterentwicklung von Mitarbeiter:innen
Historisch gewachsene sowie stark heterogen geprägte Systemlandschaft innerhalb einer Tourismusregion.
- Förderung des Austausches zwischen Tourismusverbänden und Tourismusorganisationen durch Arbeitskreise, Strategieentwicklung und Informationsveranstaltungen
- Bei Einführung neuer Systeme auf die Homogenisierung der Systemlandschaft innerhalb einer Region achten
Nicht jede Tourismusorganisation verfügt über die notwendigen Systeme, wie ein DMS, um Daten qualifiziert und standardisiert zur Verfügung stellen zu können. Daher findet die Datenpflege meist im CMS der eigenen Webseite satt.
- Vermeidung der Datenpflege im CMS
- Auswahl und Einführung von passenden Datenmanagement-Systemen, z.B. DMS für POIs, Gastronomie, …
- Überführung von vorhandenen Daten in das System
Potential der vorhandenen Systeme, z.B. DMS, wird aufgrund von mangelndem Knowhow sowie fehlerhaften Anwendung der Mitarbeiter:innen in den Tourismusorganisationen nicht gänzlich ausgeschöpft.
- Schulungen des Personals zum richtigen Umgang mit den Systemen durchführen
- Auf häufige Fehlerquellen bei der Datenpflege hinweisen
Tourismusorganisationen führen teilweise die gleichen Systeme für dieselben Datenkategorien. Dies führt zu Doppelpflege und Dubletten von Daten.
- Identifizierung des effektiveren Systems
- Auswahl eines zentralen Systems und Abschaffung des überflüssigen Systems
- Überführung der Daten in ein zentrales System
Touristische Dienstleister:innen haben teilweise nicht die Möglichkeit ihre Daten eigenständig und aktuell im System der Tourismusorganisation zu pflegen.
- Webclient-Funktion für das DMS der Tourismusorganisation einführen
- Leistungsträger:innen vor Ort über die Möglichkeit, den Webclient zu nutzen, informieren und motivieren – Webclient-Aktion
- Schulung der Leistungsträger:innen zum Umgang mit dem System/Webclient durch die Tourismusorganisation
Tourismusorganisationen nutzen mitunter eigens entwickelte Systeme von lokalen technischen Dienstleistern:innen.
- Technische Kompatibilität von lokalen Systemanbietern durch BayernCloud Tourismus prüfen
- Technische Anforderungen an die lokalen Systemanbieter weiterleiten
Der Gesamtbestand der Daten ist teilweise lückenhaft. Nicht alle Datenkategorien sind umfangreich in einem entsprechenden System standardisiert eingepflegt.
- Identifizierung von fehlenden Daten im Bestand
- Ergänzung von „analogen Daten“ (z.B. PDFs, Flyer,..) in ein entsprechendes System
- Schrittweise Erhöhung des Datenbestands durch verschiedene Fokusthemen, z.B. Familie, Erfassung aller Spielplätze, …
Bei den vorhandenen Daten fehlen teilweise verschiedene Komponenten wie Geodaten, Bilder, Telefonnummer, etc. Dadurch ist der Datenstamm unvollständig.
- Vermittlung der Mindest-, Standard- und Optimalanforderungen an Datenkomponenten
- Ergänzung der Datenkomponenten, um, wenn möglich, Optimalanforderungen für jeden Datenstamm zu erreichen
Im Gegensatz zu statischen und redaktionellen Daten sind dynamische Daten in den Regionen nur vereinzelt oder gar nicht vorhanden.
- Beantragung von Fördermitteln für die Installation von passender Sensorik, um dynamische Daten automatisiert erfassen zu können, z.B. können Kommunen für die Installation von Sensorik zur Messung der Auslastungen von Parkplätzen nach den Richtlinien zur Förderung von öffentlichen touristischen Infrastruktureinrichtungen (RÖFE) gefördert werden (Auskunft geben die Regierungen).
- Erfassung von dynamischen Daten
- Anschließende Bereitstellung an die BCT vereinbart
Die Aktualität der Daten schwankt sehr stark. Touristische Dienstleister:innen vergessen häufig ihre Daten bei Änderungen zu aktualisieren oder der Tourismusorganisation mitzuteilen.
- Reminder an Saisonzeiten anpassen und vor und nach Beginn an die Überprüfung der Daten erinnern
- Regelmäßige Überprüfung der vorliegenden Daten in entsprechenden Zeitabständen durch die Tourismusorganisationen
- Optional: Automatisierte Reminder an touristische Dienstleister:innen versenden mit Hinweis auf Überprüfung der Daten
Dubletten in der Region:
Tourismusorganisationen im näheren Umfeld pflegen häufig dieselben Daten wie z.B. von bedeutungsvollen POIs oder Touren in der Region.
- Identifizierung Dubletten innerhalb der Region
- Klärung der organisatorischen Zuständigkeiten von POIs, Touren, etc. zwischen den umliegenden Leistungsträger:innen
- Beispiel Lösungsansatz: Tourismusinformation der Gemeinde, in der das POI geografisch liegt, ist ausschließlich für die Pflege zuständig
Tourismusorganisationen lizenzieren ihre redaktionellen und statischen Daten (Content und Bilder) nicht nach Creative Commons, um diese als Open Data zur Verfügung stellen zu können.
- Durchführung von Schulungen, um Knowhow im Bereich Lizenzierung von Daten aufzubauen
- Benennung einer Ansprechperson innerhalb der Tourismusorganisation für touristische Dienstleister:innen
- Schrittweise Lizenzierung der Daten mit entsprechender CC-Lizenz
Tourismusorganisationen schließen keine entsprechenden Verträge bzw. Vereinbarungen mit Fotograf:innen, um Bilder als Open Data zur Verfügung stellen zu können.
- Überprüfung von vorhandenen Verträgen und Vereinbarungen mit Fotografen
- Möglichkeiten Bilder nachträglich zu lizenzieren zusammen mit Fotografen überprüfen (falls Urheber der Bilder bekannt)
- Fokus auf neue Bilder/Videomaterial legen und neue Vereinbarungen mit Fotografen schließen, um bestimmte Bilder als Open Data zur Verfügung stellen zu können
- Zur Verfügungstellung von Musterverträgen für Tourismusorganisationen
Tourismusorganisationen können Daten an die BayernCloud Tourismus zur Verfügung stellen, wenn ein entsprechendes System genutzt wird und Schnittstellen geschaffen werden.
- Austauschtreffen zwischen technischen Dienstleistern:innen, Tourismusorganisationen und BayernCloud Tourismus zur Schaffung der Schnittstellen zwischen den Systemen
- Ggf. Anpassung der Systeme mit technischem Dienstleister, um technische Anforderung der BayernCloud Tourismus erfüllen zu können
- Befüllung der BayernCloud Tourismus mit Daten aus den Tourismusorganisationen