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Das Dahoam 4.0® Rathaus Portal und Rathaus App

Kommunale Online-Angebote sparen Wege und Wartezeiten

Im städtischen Bereich sind digitale Infrastruktur und kommunale Online-Angebote vielfältig und tragen zu einer Erleichterung im Alltag bei. So entlastet etwa die digitale Abwicklung von Behördengängen Bürger und Verwaltungsangestellten gleichermaßen. Sie ersparen sich dadurch die Wege und Wartezeiten, was natürlich auch Ressourcen schont. Man denke hier an die Einsparung von CO2.

Auf dem Dorf: Bedenken gegenüber Digitalisierung

Die ländlich geprägten Kommunen bilden, was die Digitalisierung anbelangt, häufig das Schlusslicht. Zu wenig Personal, geringer finanzieller Spielraum oder unzureichende technische Ausstattung sind die Gründe für den weitgehend analogen Informationsaustausch und Kommunikation. Auch akzeptieren nur wenige Bürger digitale Angebote der Gemeinde, der Rest hat nach wie vor Bedenken.

Auch die Pilotgemeinden Spiegelau und Frauenau hatten zu Beginn des Projekts Digitales Dorf lediglich eine Homepage. Hier konnten Bürger und Touristen Informationen abrufen z. B. über die Zusammenstellung des Gemeinderats, historische Fakten, Auflistung der Vereine oder einem Behördenwegweiser und Informationen zu den einzelnen Verwaltungsdienstleistungen („Wo erledige ich was?“).

Ziel: Digitales Bürgerinformationssystem mit „Beschwerdemanagement“ schaffen

Ziel war die Implementierung eines Bürgerinformationssystems, über das Dokumente, Satzungen und Gemeindeinformationen bereitgestellt werden und das eine Art „Beschwerdemanagement“ inkludiert. Entstanden sind daraus die Dahoam 4.0® Rathaus App für iOS und Android sowie das browserbasierte Dahoam 4.0® Rathausportal, welches im gesamten Dahoam 4.0® Portal der Gemeinde als Unterpunkt aufzufinden ist.

Mit der Schaffung des Dahoam 4.0® Rathaus Portals und der Dahoam 4.0® Rathaus App über das Digitale Dorf konnten die Pilotgemeinden auf eine digitale Kommunikation und digitalen Informationsaustausch umstellen. Darüber unterstützt die Anwendung dabei, bürokratische Hürden abzubauen und verringert den Verbrauch von Papier. Die Bürger können das Leistungsspektrum ortsunabhängig und zu jeder Tageszeit auf PC, Tablet oder Smartphone abrufen.

  • Weiterführender Bürgerdialog: Zu Beginn des Projekts organisierte das Projektteam Arbeitstreffen mit den Gemeindevertretern, Gemeinderatsmitgliedern und Bürgern
  • Arbeitstreffen als Basis für die App-Entwicklung: Die Arbeitstreffen bildeten die Basis für die Festlegung notwendiger Funktionalitäten für das geplante Portal der Gemeinde.
  • Projektmitarbeiter, Verwaltungsangestellten und Bauhofmitarbeitern generierten unterschiedliche Workflows.
  • Ständiger Austausch mit Bürgern und Rathausmitarbeitern: Grundlage für die anforderungsgerechte Modellierung von Workflows und Prozessen.
  • Im Fokus der Umsetzung: Die Grundstruktur der Implementierung so zu gestalten, dass hier auch weitere Apps (z. B. Vereins App, Schul App) ohne umfassende Anpassungen aufgebaut werden können.
  • Weiterentwicklung der Rathaus App: auf Basis von Anregungen der Bürger und Gemeindevertreter
  • Ende 2017: Start der Implementierung der digitalen Rathaus App
  • Februar 2019: Start Dahoam 4.0® Portal / Dahoam 4.0® Rathaus App in Frauenau zum Download über die App Stores sowie die Funktionalitäten im Dahoam 4.0® Portal angeboten werden.
  • März 2020: Start Dahoam 4.0® Portal / Dahoam 4.0® Rathaus App in der Gemeinde Spiegelau

 

Allgemeines: Dahoam 4.0® Rathaus App / Dahoam 4.0® Rathaus Portal

  • Für Bürger: Kostenfreier Zugang zu Dokumenten, Satzungen und Informationen
  • Dahoam 4.0® Rathaus Portal im Browser unter dahoaminfrauenau.de bzw. www.dahoaminspiegelau.de
  • Download der Dahoam 4.0® Rathaus App über die App Stores
  • Bürger können – ohne Registrierung – über die Funktion „Wichtiges melden“ mit der Kommunalverwaltung in Kontakt treten.
  • Registrierung für Gemeindemitarbeiter erlaubt die Nutzung einer erweiterten Funktionspalette zum Zugriff auf Dokumente, Prozesse und Daten.

Funktionen: Dahoam 4.0® Rathaus App / Dahoam 4.0® Rathaus Portal

  • Aktuelles: Die Gemeinde kann hier aktuelle Informationen, offizielle Bekanntmachungen, Veranstaltungsvorankündigungen und Plakate posten.
  • Wichtiges Melden: Bürger können mit dieser Funktion Verbesserungsvorschlägen oder Anregungen an das Rathaus senden.
  • Dokumente: Die Gemeindebewohner können hier allgemeine Gemeindedokumente abrufen.
  • Kalender: Der Kalender zeigt Termine für öffentliche Veranstaltungen und gemeindeinterne Treffen.
  • Ansprechpartner: Diese Funktion listet alle für die Bürger relevanten Ansprechpartner innerhalb der Gemeinde auf.
  • Öffnungszeiten: An dieser Stelle veröffentlicht die Gemeinde die Öffnungszeiten der einzelnen Verwaltungsbereiche im Rathaus und öffentlichen Einrichtungen.
  • Meine Aufgaben: Gemeinde- und Bauhofmitarbeiter haben mit dieser Funktion Zugriff Aufgaben, welche die Bürger über die „Wichtiges Melden“-Funktion geschickt haben. Aber auch interne Aufgaben der Bereichsleiter können hier abgerufen werden.
  • Push-Benachrichtigungen: Registrierte Mitglieder erhalten Push-Benachrichtigungen.
  • Suchfunktion: Mit der Suchfunktion lassen sich Dokumente schnell auffinden.
  • Weitere Angebote: Die Gemeinde listet hier alle weiteren Angebote innerhalb der Kommune auf, auf die der Nutzer digitalen Zugang hat.
  • Hilfe: Diese Funktion beschreibt alle wichtigen Hauptfunktionen der Anwendung.

Überblick über das Design und die Funktionalitäten der Dahoam 4.0® Rathaus App; Darstellung: Technologie Campus Grafenau

Schnittstellen zu bestehenden Systemen

  • Regionaler Kalender mit Events und Angeboten in der Kommune
  • Übersicht über bestehendes Nahversorgungsangeboten aus der Region
  • News-Feed der überregionalen Presse
  • Einbettung des Bürgerserviceportals für digitale Services der Verwaltung
  • Einbetten vorhandener Webcams in der Region
  • Verknüpfung zu den digitalen Anschlagtafeln in der Kommune

Gezielte Marketingmaßnahmen, wie Plakate oder Flyer, Meldungen in der Regionalpresse und in den Gemeindeblättern, steigern die Download- und Zugriffszahlen.

Befüllen die kommunalen Administratoren die Seiten der Anwendung regelmäßig mit Inhalten, so steigert dies die Attraktivität der Anwendung.

Permanente Inhaltspflege schafft steigende Nachfrage seitens der Bürger an lokalen, verlässlichen und zeitaktuellen Informationen.

Für die aktive, zuverlässige und regelmäßige Inhaltspflege braucht es zuständiges Personal.

Ohne Veranstaltungen, keine Posts: nur wenn das Gemeinde- und Vereinsleben lebendig ist, finden sich auch immer wieder neue Inhalte zum Veröffentlichen.

Die Etablierung der Anwendung in der Gemeinde schafft eine stabile Nutzeraktivität, die ihrerseits Grundlage für die wirtschaftliche Rentabilität ist.

Empfehlung: Kommunen sensibilisieren für eine Pflegeverantwortung der kommunalen Plattform.

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